Dokumentenanalyse

Andreas Mühlbauer,

Vollautomatische Beleg-Erfassung und -Verarbeitung

Evy Solutions will mithilfe der intelligenten, KI-gestützten Software Xpact Logistics die Dokumentenanalyse vereinfachen.

Workflow-Beispiel Evy Xpact Logistics. © Evy Solutions

Das Besondere der Lösung ist ihr textbasierter Ansatz, dank dessen sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen. Kunden profitieren von einem Automatisierungsgrad von nahezu 100 Prozent sowie von bis zu 80 Prozent an Kosten- und Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung. 

Evy Solutions wurde 2017 von Michael Vogel und Arian Storch gegründet. Zu diesem Zeitpunkt waren bereits zehn Jahre Entwicklungszeit in die ursprüngliche Produktidee geflossen: eine App, basierend auf der von Arian Storch selbst entwickelten Künstlichen Intelligenz. „Wir wollten eine App realisieren, die Dokumente aus der analogen und digitalen Welt zusammenführt. Egal, ob Briefe oder Emails – alles gebündelt, klassifiziert und richtig zugeordnet in einer App“, erinnert sich Gründer und Geschäftsführer Storch. „Doch dann haben statt dieser B2C-Komplettlösung einzelne Teilbereiche daraus Anfragen aus dem B2B-Bereich erhalten.“

Also hat das Start-up 2018 die App in ihre einzelnen Module zerlegt und diese mit Fokus auf den B2B-Anwendungsbereich weiterentwickelt: Evy Xpact war geboren und ging 2020 operativ an den Start. Mittlerweile zählen viele namhafte Unternehmen zum Kundenstamm von Evy Solutions.

Alleinstellungsmerkmal: Analyse unstrukturierter Daten

Das Angebot für Dokumenten-Analyse-Tools am Markt ist bereits groß. „Aber es gibt außer uns keinen Anbieter, der die Analyse auch mit unstrukturierten Daten durchführen und die relevanten Informationen unabhängig vom Dokumentenaufbau herauslesen kann“, erläutert Michael Vogel, Mitgründer und Geschäftsführer von Evy Solutions. „Unserer Lösung ist es egal, an welcher Stelle im Text die relevanten Informationen stehen“, sagt Vogel weiter.

Anzeige

Möglich macht diesen sogenannten textbasierten Ansatz die selbstentwickelte KI, die über ein natürliches Sprachverständnis verfügt und statt stereotyper Textpositionen inhaltliche Zusammenhänge identifiziert sowie ihre eigene Spracherkennung beständig selbstlernend optimiert. Somit erreicht die Software bereits nach drei bis vier Wochen im Einsatz eine Zuverlässigkeit von 99 Prozent (und damit mehr als jeder Mitarbeiter), der manuelle Bearbeitungsaufwand reduziert sich auf ein Prozent der Dokumente.

Schnell einsatzfähig und zu 100 Prozent DSGVO-konform

Die Lösung punktet mit hoher Lerngeschwindigkeit. Benötigt eine gewöhnliche KI beispielsweise rund 100.000 Dokumente, bis sie einen entsprechenden Kundenfall „gelernt“ hat, so genügen Evy Solutions für den gleichen Fall 50 bis 100 Dokumente. Das sorgt dafür, dass die Kunden sehr schnell – binnen vier bis sechs Wochen – vollumfänglich mit Evy Xpact arbeiten können. Die selbst entwickelte KI „Made in Germany“ garantiert darüber hinaus eine lückenlose DSGVO-Konformität. Sämtliche Daten werden innerhalb Deutschlands gehostet und verarbeitet. 

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Evy Xpact eine Vielzahl an Dokumententypen und -formate verarbeiten kann. Dazu zählen Transporttaufträge, Lieferscheine, Bestellungen, Steuerbescheide, Verträge, Schadensmeldungen oder Zeugnisse. Je nach Anwendungsfall lässt sich das Produkt darüber hinaus aus den einzelnen Modulen flexibel aufbauen: Von der Klassifizierung, Sortierung und Ablage der Dokumente über die inhaltliche Trennung von Batch-Dokumenten, Auslesen von Informationen oder Überprüfung der extrahierten Inhalte und ggf. Anreicherung mit fehlenden Informationen bis hin zur semantischen Suche nach Inhalten und Zusammenhängen, deckt Evy Xpact alle Bereiche im Baukastensystem ab.

Beispiel Transportaufträge 

Im ersten Schritt des Workflows überwacht Xpact Logistics den Dokumenteneingang (z.B. E-Mail-Postfach) automatisch, klassifiziert die eingehenden Dokumente und filtert die Transportaufträge heraus. Alle weiteren Dokumente werden auf Wunsch in andere Abteilungen weitergeleitet oder bleiben von der Software unberührt. Nachfolgend liest die Software die relevanten Informationen aus dem Transportauftrag heraus (z.B. Kundennummer, Gewicht, Größe etc.) und prüft sie auf Wunsch bezüglich Richtigkeit und Vollständigkeit.

Dazu gleicht Evy Xpact die Daten mit dem System des Unternehmens ab, validiert sie und reichert sie ggf. mit Stammdaten an. Sind alle Informationen korrekt und vollständig, werden sie im bestehenden ERP/TMS-System des Unternehmens abgelegt und die zuständigen Mitarbeiter über die erfolgreiche Bearbeitung informiert bzw. der Transportauftrag ausgeführt. Sind die Informationen nicht korrekt, schickt sie die Software automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter zur manuellen Überarbeitung.

Anzeige

Das könnte Sie auch interessieren

Anzeige

KI + Datenanalyse

Langzeitarchivierung mit pdf

Das Dokumentenformat pdf hat sich inzwischen sowohl für den Dokumentenaustausch als auch die digitale Archivierung auf breiter Basis durchgesetzt. Wer mehr hierzu wissen möchte, kann sich in diesem kostenlosen Buch informieren: »PDF/A kompakt...

mehr...
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige